一、为了适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高校档案业务建设各个环节的标准化和规范化，提高档案干部的政治、业务素质，加强对高校档案工作的监督、指导，更好地开发利用档案信息资源，有效地为高校和社会主义建设服务，特编制本规范。
二、本规范以辩证唯物主义和档案学基本理论为指导，以档案工作的法律、法规、规章为依据，引入系统论的观点和现代化管理的方法，把高校档案工作的历史、现状和发展前景结合起来，充分吸取我国高校档案工作数十年发展的经验教训，源于实践，高于实践，既尊重历史，又有所创新；既突出共性，又照顾个性；既统一标准又灵活运用。
三、本规范是一个较重大的系统工程，涉及面广，融法律、法规、规章、技术标准、实施细则于一体，把档案基础标准，业务工作组织标准、管理工作程序标准和现代化设施技术标准结合用到规范中，使之符合高等学校档案工作的现实需要和长远发展。
四、本规范是《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《普通高等学校档案管理办法》的某些重要原则的具体化。上述法规属宏观、原则、概括的导向，偏重于“做什么”；规范则是根据高等学校档案工作的规律和特点，进行微观、具体、量化的落实，偏重于“怎样做”。
五、本规范与《高等学校档案实体分类法》配套使用，互为补充。引入、采用“高等学校档案”这一综合概念，编制了偏重于业务工作组织标准的总体规范《高等学校档案部门业务建设规范》；同时，根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，按党群、行政管理、教学、科学研究、产品生产与科技开发、基本建设、仪器设备、出版、外事、财会十个一级类目设10个具体工作规范。声像载体档案由于其载体和幅面尺寸不同，有特殊的形成规律、内容特点和特殊的管理要求，我们为它单独列出工作规范。
六、本规范的体例。除总体的业务建设规范外，每个门类的工作规范均包括九个大项、四个附件。
九个大项是：
1．引言
2．主题内容
3．引用标准
4. 档案工作的基本原则
5．归档范围的确定
6．文件材料的部门立卷和归档流程
7．档案的管理
8．档案开发利用的主要内容和方法
9．档案工作的各级岗位责任制
四个附件是：
1．归档范围和保管期限表
2．二级类目代号简表
3．案卷（装具）规格
4．常用表格、卡片
本规范依据的是已发布的国家标准，同时又考虑高校的实际，九大项中，归档范围、文件材料的部门立卷和归档流程两大项最能体现高校该门类档案的特色，其余有的部分如“档案的管理”等属于共性的，或《高等学校档案部门业务建设规范》已有明确规定的，则从简、标明见该规范的某条某款。
七、本规范编写中，我们对一些重大的技术问题是这样处理的：
1．关于交叉问题的处理：
我们的原则是，各门类档案关系密切的管理文件，除涉及全校，全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，在编号上用参见号的方式相互呼应，以方便查找利用。这样一来，行政管理类档案中，除综合性的外，教学（包括教务、研究生、成人教育）、科研、产品生产与科技开发、基建、设备、出版、外事、财会等方面管理工作的文件材料就归入了相应各类，保持各类的相对的完整、准确、系统，显得更加科学，更便于管理和查找利用。对不设分室而对部分门类档案实行二级管理问题，尚需实践，宜慎重处理。
2．分类编号问题的处理：
分类编号一是检索分类号，一是实体分类号，前者主要供分类标引，后者主要供组织馆藏。从理论上讲，二者应该有联系，也有区别。检索（信息）分类号，国家教委组织编制的《中国档案分类法——教育档案分类表》，已作了规定。实体（排架）分类号，按国家教委组织编制的《高等学校档案实体分类法》处理。充分考虑高校档案工作的历史、现状和未来，考虑这些年来档案学理论和实践的发展，考虑到国家标准的新要求，既科学又实在，既简明又概括。归纳起来，主要是这么几层意思：a、根据各类档案的领域范畴、形成规律和内容特点，融类目体系和归档范围为一体，分别编制用于档号的二级类目代号简表；b、分类号由一级类目代号和二级类目代号组成；c、从一个学校档案部门最好用统一的档号模式的认识出发，在比较了国内通行的“文书档案”和“科技档案”的档号内涵之后，确定档号 = 年度号分类号案卷号。这只是一般而言，如一个档案部门有多个全宗的，原则上还应在前后加上“全宗号”。
3．关于排架问题的处理：
在编定档号之后，一律按档号排架，而不是通常的按保管期限排架。《规范》在考虑了高等学校档案的归宿，它的成套性特点，它们彼此之间的有机联系之后，大胆在一个卷内把文件材料划定不同的保管期限，在不影响自然形成规律的情况下按永久、长期、短期顺序排列。将来鉴定时。只需把该销毁的部分清出来即可．这样既方便插卷调整，又不缺号、不空档。
4．关于常用表格、卡片和案卷（装具）规格问题的处理：
我们的原则是少而精，各类档案的案卷（装具）、表格、卡片，从通用、节约、方便、易懂考虑，其规格尺寸都应既符合国家标准，又能体现高校特点。能通用者尽量通用，有特殊要求者从严控制。本规范所列的这些案卷（装具）、表格、卡片，由高校档案部门自行决定采用。
第二章 高等学校档案部门业务建设规范
1．引言
1.1为了加强高等学校档案部门的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效服务，必须实行目标管理，使档案工作各个环节规范化，提高管理水平，更有效地保护及利用档案，为学校和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家教委《普通高等学校档案管理办法》等法律、法规和规章制订本规范。
1.2本规范为评估学校档案工作的重要依据之一。
1.3本规范适用于高等学校档案部门。中等职业技术学校可参照执行。
2．高等学校档案工作的基本原则
2.1高等学校在教学、科研、党政管理和其他各项活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料、均属高等学校档案。
2.2高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一，也是衡量学校教育质量和管理水平的一个重要标志，档案工作应是学校评估的重要内容之一。
2.3高等学校档案必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。
2.4高等学校应严格实行部门立卷归档制度，逐步做到“三纳入”、“四同步”：纳入学校计划和规划，纳入管理制度，纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。
2.5高等学校应有一位校领导分管档案工作，各立卷部门要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的专（兼）职档案干部具体承办。
2.6高等学校要把档案工作列入学校计划，在人员、经费、库房、设备各方面给予保证。
2.7高等学校档案工作要努力从经验管理转向科学管理。逐步采用先进技术，大力开发档案信息资源，满足学校和社会的需要。
3．高等学校档案部门的任务
3.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。
3.2制订本校档案工作规章制度，监督、指导、检查执行情况。
3.3负责收集、征集、整理、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关资料。
3.4开展档案的开放和利用工作。
3.5参加信息工作的整体化建设，负责编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源。
3.6参加档案工作协作、学术研究和交流活动。
3.7培训全校专（兼）职档案工作人员。
3.8开展档案宣传工作和利用者教育活动。
3.9完成学校领导交办的其他任务。
4．高等学校档案部门的制度建设
4.1综合性的规章制度，包括各种综合性的实施办法、细则、规定。
4.2立卷归档制度，包括校内各部门立卷要求，各种门类和载体的档案归档范围、归档时间和归档办法。
4.3档案保管制度，包括档案的安全保护和库房、设备管理措施。
4.4档案的保密、保卫制度，包括档案的保密、保卫措施和对档案人员的相应要求。
4.5档案统计制度，包括统计时间、项目、内容、办法。
4.6 开放档案的利用制度，包括确定档案开放与控制使用的具体范围和开放档案的管理办法等。
4.7未开放档案的利用制度，包括利用手续、方式、要求、批准权限和管理办法等。
4.8档案的鉴定制度，包括鉴定范围、组织、办法、程序、手续等。
4.9档案部门及下属科室负责人、全体人员的岗位责任制度，包括目标、职责、权限、任务、考核、奖惩措施等。
5. 高等学校档案干部素质要求
5.1高等学校档案部门应配备政治上可靠、具有高中以上（大部分应为大专以上）文化水平和一定专业知识、年龄结构合理、数量足够的档案干部。
5.2 高等学校档案干部要努力学习马列主义、毛泽东思想，坚持四项基本原则，执行党和国家方针政策，公正廉洁、严守党和国家机密。
5.3高等学校档案干部要热爱档案专业，忠于职守、埋头苦干，全心全意为人民服务。
5.4高等学校档案干部要认真学习档案专业知识，管理科学知识，还要学习自然科学、社会科学方面的知识，刻苦钻研业务，以保证工作的顺利进行。
5.5各级领导应为档案干部提高政治、业务素质和经济待遇创造条件，关心他们的思想、工作、生活。档案干部应相对稳定，一般不要轻易调离档案部门。
6. 档案的收集
6.1收集范围
6.2立卷归档分工
6.3案卷的质量要求
凡反映学校主要职能活动和基本历史面貌，对本校、国家建设、历史研究有长远利用价值的，列为永久保管；
凡反映学校一般工作活动，在长期内对学校和社会有查考利用价值的，列为长期保管；
凡在较短时期内对学校工作有查考价值的，列为短期保管。
6.4归档时间和手续
7．档案的整理
7.1划分全宗
7.2档案的分类、编号、排架
7.3档案检索工具的编制
8．档案的计算机管理
8.1档案部门应纳入学校自动化信息管理网络，积极开发和利用国家教委推荐的、与本规范配套的计算机档案管理系统，提高开发利用档案信息资源的能力。
8.2计算机档案管理系统应用软件的配置环境、机种选型要和本单位自动化信息管理网络相一致。最好尽可能选用容量较大、档次较高的计算机，软件编程语言为关系型数据库系统，输出设备为较为先进的打字机。以保证档案科学管理的需要和高校教育管理信息系统联网要求。
9．档案的保管
9.1库房要求
9.2档案部门应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要逐步设置计算机、复印机照像（翻拍）机、录像机、去湿机、空调机、吸尘器等。
9.3案卷入库时应检查帐、卡、物是否相符。以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。
9.4案卷应依档号顺序排放，库房柜架应编顺序号，各柜、各库和全馆（室）均应有档案资料存放标志图、示意图。
9.5档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案。发现问题，及时解决。对破损、褪变档案要及时修补复制。
9.6声像载体档案的保管，按本规范第四章执行。
10．档案的鉴定和统计
10.1档案部门要按规定进行鉴定
10.2档案部门要确定专人负责统计。
11．档案的开放利用
11.1档案部门人员要熟悉馆藏，主动提供利用，起好领导和有关部门的助手和参谋作用。
11.2珍贵档案应以复制件或缩微片代替原件提供利用。
11.3 已建馆的学校，对馆藏档案，自形成之日起满三十年的，除未解密或需要控制使用部分外，均应按国家规定，报校长批准后，分期分批向社会开放，未建馆的不向社会开放。其他单位或个人需利用时，应持单位介绍信经室主任或校办主任同意后，方可查阅。科技档案开放利用按国家档案局、国家科委《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》执行。涉及重大问题和机密的，还要报请校领导批准。
11.4利用手续
12．档案的编研和学术研究
12.1高校档案部门应加强编研工作，对档案资料进行研究整理，编辑出版。参加学校信息网络整体建设和校内外编史修志，编写或配合有关部门编写重要参考资料。
或分管校领导审查。
12.2高校档案部门要管好学校（校史）陈列馆（室），加强与图书馆、博物馆（室）的联系，根据学校和社会需要，经校长批准，在适当时候通过展览和新闻媒介公布一定数量的档案资料。
12.3档案部门应认真组织本单位学术理论研究，参加本系统、本地区的档案协会（学会、研究会）活动，并起重要作用。
教办[1993]429号
关于发布《高等学校档案实体分类法》、
《高等学校档案工作规范》的通知
各省、自治区、直辖市及计划单列市教委、高教(教育)厅(局)，国务院有关
部委教育司(局)，委属各高等学校:
为适应高等学校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现高等学校档
案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，我委在反复论证、广泛征
求意见并在分片试点的基础上，制定了《高等学校档案实体分类法》、《高等
学校档案工作规范》(以下简称《分类法》、《规范》),现予发布，自1994年
1月1日起施行。
《分类法》和《规范》对现行的高等学校档案分类及管理有了很大改进，
是高等学校档案工作的重要基础建设，望各部门切实加强领导，精心组织实
施。在执行过程中，有何问题、建议，请及时报我委办公厅。
《分类法》和《规范》适用于高等学校，中等职业技术学校亦可参照执
行。
《分类法》和《规范》的印发办法将另行通知。
国家教育委员会
一九九三年十一月十六日
