第一条 为加强仪器设备档案管理，确保设备档案的完整、准确、系统和安全，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令）、《高等学校仪器设备管理办法》（教高[2000]9号）的有关规定，结合我校具体情况，特制定本实施细则。
第二条 仪器设备档案是指作为学校固定资产管理的仪器、设备，在其购置、验收、调试、运行、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的具有保存利用价值的文字、图样、声像、记录等不同载体的材料,以及随机文件材料。
第三条 仪器设备档案是学校仪器设备管理工作的组成部分和重要环节，坚持集中统一管理的原则,确保档案完整、系统、安全，任何个人不得据为己有。
第四条 依据档案管理有关规定和方便利用的原则，仪器设备档案设分室保管。
第五条 档案馆负责指导、检查仪器设备档案的立卷归档工作。有关单位应设仪器设备档案室，配备档案工作人员，负责仪器设备档案材料的接收、整理、保管、利用工作。
第六条 归档范围
1、设备申购报告、计划、论证报告及上级批复；设备订购合同和会谈纪要、记录；进口设备购置过程中有关技术、商务文件；
2、设备开箱记录、装箱单、发票、质量证书、报关单、运单、保险单、结算单；设备安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单；验收报告及文字材料；索赔来往函件及结果文件；设备说明书、图纸及全套随机文件；设备使用、检修、故障、事故记录；事故调查分析及处理意见；设备技术改造和开发过程中形成的技术文件材料。
第七条 归档时间
仪器设备采购与验收材料，投入使用二个月后归档。仪器设备事故报告，在事故处理完毕后归档。其他各类材料每年6月底前移交。
第八条 归档要求
仪器设备文件材料由形成部门立卷。设备开箱、调试工程中，随机文件和形成的文件以及运行记录，维修记录、事故报告、由设备管理人员收集，并按规定移交仪器设备档案室。设备索赔过程中形成的文件材料，由负责索赔的采购人员收集，并按规定移交仪器设备档案室。归档的仪器设备文件应遵循其自然形成规律，与实物一致并有成套性，便于查找和利用。
第九条 归档手续
填写归档移交目录（纸质目录两份和电子目录一份），交接双方在纸质目录上签字、盖章，并各持一份。
第十条 借阅制度
仪器设备档案原则上不外借，只可在档案室内查阅；如果确因工作需要必须外借，须经过领导批准并办理相关手续方可。
第十一条 本细则自公布之日起实施。
