根据《中华人民共和国档案法》、中组部和国家档案局《干部档案工作条例》、教育部和国家档案局《高等学校档案管理办法》、中组部《干部人事档案材料收集归档规定》等法律法规，结合我校干部人事档案管理的经验，面向未来干部人事档案管理工作发展的需要，制定本规定。
第一章 管理体制
第一条 学校干部人事档案主体部分由学校档案馆集中管理。学校全资的法人单位、以学校为董事长（控股股东）的法人单位，其干部人事档案，原则上由相关法人单位独立管理（其中由学校派出的全民事业编制干部，其干部人事档案由学校档案馆管理）；学校人事代理、租赁制干部人事档案由江苏省人才服务中心（或江苏省人才服务中心东南大学分中心）管理。
第二条 党委组织部协同人事处、档案馆，负责干部人事档案建设。党委组织部侧重负责制度和机制方面的建设，人事处侧重负责内容方面的建设，档案馆侧重负责技术方面的建设。
第三条 各基层单位（院系与基层党委设置相应，机关与处室设置相应）为干部人事档案形成部门。干部人事档案形成部门应当有一位负责人分管本单位的干部人事档案工作（可与其他档案工作统筹考虑），并且应当有组织秘书（或人事秘书）做干部人事档案工作。档案形成部门的干部人事档案工作人员由各基层单位选聘，报组织部备案，并由组织部会同人事处、档案馆负责培训。基层单位干部人事档案工作人员可以申请评聘档案管理系列专业技术职务。
第四条 档案馆干部人事档案室具体负责学校干部人事档案的接收、技术性审核、整理、保管、查阅、转递和技术指导等工作。干部人事档案室应当与档案形成部门建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，督促干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面做好干部人事档案材料的收集和归档工作。
第二章 收集归档范围
第五条 履历材料：履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第六条 自传材料：自传和属于自传性质的材料。
第七条 报告个人有关事项的材料：领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第八条 考察、考核、鉴定材料：考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第九条 审计材料：经济责任审计结果报告。
第十条 学历学位材料：高中毕业生登记表；中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习的有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
第十一条 培训材料：为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
第十二条 职业（任职）资格材料：职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表等材料。
第十三条 评（聘）专业技术职称（职务）材料：专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
第十四条 反映科研学术水平的材料：当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十五条 政审材料：上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论的材料；各类政审表。
第十六条 更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料：个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复；计算连续工龄审批材料等。
第十七条 党、团组织建设工作中形成的材料：
（一）中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料。
（二）中国共产主义青年团入团志愿书；
（三）加入或退出民主党派的材料。
第十八条 表彰奖励材料：县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的有关材料等。
第十九条 涉纪涉法材料：处分决定，免于处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料；解除（变更、撤销）处分的材料；检察院不起诉决定书；法院刑事判决书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第二十条 招录、聘用材料：录（聘）用审批（备案）表；选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表；应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、解聘材料。
第二十一条 任免、调动、授衔、军人转业（复员）安置、退（离）休材料：干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，干部调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；退（离）休审批表等材料。
第二十二条 辞职、辞退、罢免材料：自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定；辞退公务员审批表、辞退决定材料；罢免材料。
第二十三条 工资、待遇材料：新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
第二十四条 出国（境）材料：因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
第二十五条 党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料：委员当选通知或证明材料，委员会简历；代表登记表等。
第二十六条 健康检查和处理工伤事故材料：录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
第二十七条 治丧材料：生平，非正常死亡调查报告等材料。
第二十八条 干部人事档案报送、审核工作材料：干部人事档案报送单；干部人事档案有关情况说明等材料。
第二十九条 其他材料：毕业生就业报到证（派遣证），人事争议仲裁裁决书（调解书），公务员申诉处理决定书（再申诉处理决定书、复核决定），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第三章 运行机制
第三十条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定，规范制作干部人事档案材料。批量材料，除必须逐件规范制作，还必须按照干部人事档案整理要求进行分类、排序，在干部人事档案室指导下装册进柜。
第三十一条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定，按时移交干部人事档案材料。零星材料，从形成之日起，一个月内按要求送交干部人事档案室；批量材料，从形成之日起，两个月内做好制作、分类、排序等环节，送交干部人事档案室。移交档案材料必须履行相关手续。
第三十二条 干部人事档案室必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第三十三条 干部人事档案材料是党和国家重要的机要文件，收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门和管理部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律：
不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
不准将应归档材料据为己有或者拒绝、拖延归档。
不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第四章 归档的技术要求
第三十四条 成套材料必须完整、有序，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第三十五条 凡归档材料每一栏目都必须填写清楚，并注明承办单位（或个人）及形成材料的日期。个人署名必须使用本人户口法定姓名，不得使用同音字或不规范的简化字。归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与先前的档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。
第三十六条 归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。归档材料应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
第三十七条 干部人事档案材料的载体使用16开型（长260毫米，宽184毫米）或国际标准a4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边。
第三十八条 凡规定由组织审查盖章的，都必须加盖公章。规定要同本人见面的材料（审查结论、复查结论、处分决定或意见、组织鉴定等），应由本人签字。特殊情况下，本人见面后未签字的，可由组织注明。个人填写的履历表、自传、考核总结等，必须要有本人签字。
第五章 附则
第三十九条 干部人事档案室可以根据此规定和实际工作情况，制定《干部人事档案管理人员职责》、《干部人事档案日常管理工作制度》、《干部人事档案整理制度》、《干部人事档案库房管理制度》、《干部人事档案查借阅制度》、《干部人事档案转递制度》等具体要求。
第四十条 学校全资的法人单位、以学校为董事长（控股股东）的法人单位的干部人事档案参照本规定管理。
第四十一条 本规定自下发之日起实行，此前学校制定的有关规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。本规定下发之前已按学校有关规定归档的材料予以保留。
第四十二条 有关干部人事档案的电子文件的建设与管理，按国家和学校有关规定执行。
